당신의 메일을 꼭 읽을 수 있게 만드는 4가지 방법

2016.03.28 09:47 노하우

무엇을 말하고 있는지 잘 모르겠다..."알쏭달쏭"메일은 상대가 패스(휴지통)하기 쉽상이다.


읽기 쉬운 메일을 쓰기 위해서는 시간의 경과에 따라 이야기를 진행하면 좋다고 미국 잡지 "Harvard Business Review"에 적혀있다.


상대가 회신을 주지 않는, 읽지도 않는, 그런 메일은 내용이 정리되어 있지 않은것인지 모른다. 읽기 쉬운 메일을 쓰는 방법은 흐름을 깨끗이 하는 것이 포인트이다.



[시간순으로 이야기를 진행]

심각한 문제가 제기되었을 때, 변호사는 주로 클라이언트에 "최근 있었던 일들을 순서대로 들려주세요"라고묻는 것이다. 문제가 발생할 때까지의 가장 중요한 사건을 상세하게 청취. 그것을 바탕으로 완성된 자료는 사물을 밝히면서 모든 사람에게 전모를 알려준다. 이와 같은 방법으로 메일을 작성하자.


자신의 생각이 정리되고, 이해하기 쉽게 될것이다. 처음부터 끝까지 순서대로 진행되는 이야기는, 자신의 의견이 박힌 이야기보다 훨씬 알기 쉽고 상대의 관심을 끌것이다.


아주 간단하고 기본적인 조언이지만, 자신의 생각을 이메일로 정리하는 것이 서투른 사람은 좋은 방법. 그 밖에도 메일을 읽을 수 있는 요령이 몇가지 있다.


[하고 싶은 말은 똑 부러지고 분명하게]

하고 싶은 말이나 원하는게 있으면, 우회로가(빙빙돌려 말하는것)아니라 분명하게 말하자. 처음에 상대의 기분을 맞출 필요는 없다. 그러나 약간의 칭찬도 잊지 말고... 마감 및 자세한 요청등을 명기하면 상대방이 기일까지 답을 해줄 가능성이 높아진다.



[요점은 짧게]

긴 메일을 보면 읽다가 지쳐버리기 쉽다. 스크롤이나 스와이프를 해야 하지 않을 정도로, 메일을 읽을 생각이 들지 않도록 해야한다. 


한 화면에 표시되지 않는 메일은 쓰지 않도록 하자. 말하고 싶은 것만을 쓰고 말을 골라 필요없는 말은 피하자. 단, 너무 생략해버리면 이해하기 어려워지므로, 메일의 골자와 꼭 필요한 말을 빼먹지 말도록.....


예를 들어, 프로젝트의 진행보고 라고 한다면 상대방이 이해하기 쉽도록, 지금까지의 배경 정보는 포함하는편이 좋다. 상대가 이해하기 쉬운 이 메일을 쓰도록....


[제목은 메일 내용을 알 수 있도록..]

전송 버튼을 클릭하기 전에 제목을 확인하자.


너무 일반적이거나 제목없이 보내거나 하면 당신의 이메일은 바로 휴지통으로 갈 수 있다. 부탁의 메일이면, 제목에 그 부탁의 내용을 간략하게 쓰도록 하자. 그러면 상대도 궁금하여 메일을 열어보기가 쉬워진다.


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